Gestión contractual en el Secop 2
Muchos hablan de presentar oferta en una licitación, pero pocos hablan de lo que pasa después de ganarse un contrato con el Estado Colombiano al amparo de una convocatoria pública.
Un proceso de contratación está compuesto por 3 etapas: etapa precontractual, contractual, y postcontractual. Hoy nos enfocaremos en la etapa contractual, conocida en el Secop 2 como gestión contractual.
La gestión contractual, que inicia desde la elaboración del contrato hasta su terminación o liquidación, si aplica, corresponde a los actos y actividades que se surten para cumplir con los requisitos de ejecución del contrato, seguimiento de la ejecución, aprobaciones y modificaciones.
La gestión contractual, que inicia desde la elaboración del contrato hasta su terminación o liquidación, si aplica, corresponde a los actos y actividades que se surten para cumplir con los requisitos de ejecución del contrato, seguimiento de la ejecución, aprobaciones y modificaciones.
Colombia Compra Eficiente cuenta con una Guía para el Secop 2 de Gestión Contractual para las entidades estatales. En dicha guía, mencionan los actos que componen el módulo de gestión contractual, y que deberán ejecutar las partes del negocio jurídico, según corresponda la actividad.
El módulo de gestión contractual está compuesto por los siguientes actos:
1. Elaboración del Contrato. Las entidades estatales deben elaborar el contrato desde el Secop 2. En este caso, la edición del contrato está compuesta por 9 secciones que deberán ser diligenciadas por la entidad estatal. Las secciones son: Información general, condiciones, bienes y servicios, documentos del proveedor, documentos del contrato, información presupuestal, ejecución del contrato, modificación del contrato e incumplimientos.
2. Firma del Contrato. Una vez se han diligenciado las secciones anotadas en el paso anterior, y previa verificación de la información consignada, la entidad estatal debe enviar por medio de la plataforma Secop 2 el contrato al proveedor para su firma. Firmado el contrato por las partes, en este caso, por el proveedor y la entidad estatal a través de la plataforma, el Secop 2 habilita el inicio del mismo.
3. Requisitos de Ejecución del Contrato. Para iniciar la ejecución del contrato, es necesario el cumplimiento de unos requisitos previos:
Aprobación de Garantías: Una vez firmado el contrato por el proveedor y aprobado por la entidad estatal, el proveedor deberá cargar y enviar a través del Secop 2 las garantías solicitadas en los documentos de proceso, por ejemplo, garantía de cumplimiento del Contrato. A partir del envío, la entidad estatal deberá rechazar o aprobar las mismas, según aplique.
Registro Presupuestal: Uno de los requisitos de ejecución establecidos en la normativa legal para iniciar el contrato es la expedición del Registro Presupuestal, por lo que la entidad estatal a efectos de cumplir la norma deberá subir en el Secop 2 el Registro Presupuestal que ampara el cumplimiento de las obligaciones monetaria del contrato aprobado.
Fecha de Inicio del Contrato. Cumplido los requisitos de ejecución del contrato, la entidad estatal deberá indicar en el Secop 2 la fecha de inicio del contrato. Para tal efecto, deberá usar el botón que trae la plataforma “iniciar ejecución”.
4. Seguimiento del Contrato. Esta funcionalidad del Secop 2, permite a las partes del contrato gestionar en tiempo real la ejecución del contrato. Así, a través de la sección “ejecución del contrato” las podrán observar el porcentaje ejecución, plan de pagos. Valga anotar que es desde esta sección que el proveedor deberá radicar y enviar facturas para posterior aprobación por parte de la entidad estatal.
5. Modificaciones del Contrato. Una vez iniciado el contrato, el Secop 2 habilita la opción de modificaciones al contrato. En esta opción se deberán reportar adiciones, suspensiones, y demás modificaciones al contrato.
Finalmente, queremos decirte que el camino de venderle al Estado Colombiano no es solo el ejercicio mecánico de presentar ofertar, y que a pesar de poder hacerlo tú mismo, el contar con un acompañamiento hará que puedas ir más rápido. Recuerda pasar por nuestros cursos del Secop 2, en donde explicamos de manera detallada el módulo de gestión contractual.
